La importancia de la gestión del tiempo
“Las horas se vuelven minutos, los minutos segundos … No sé qué pasa pero…
NO ME DA TIEMPO DE HACERLO TODO!!! “
A veces nos escuchamos a nosotros mismos quejándonos sobre la falta de tiempo, sobre la necesidad de echar horas extras en la oficina o en nuestro hogar. Es una queja frecuente en muchas personas en la actualidad.
Lo que es evidente es que TODOS TENEMOS 24 HORAS, y que el tiempo ni se crea ni se destruye. El tiempo se GESTIONA. Las personas que no consiguen realizar el trabajo en las horas correspondientes se preguntan, entre otras cosas: “¿por qué existen profesionales que teniendo la misma cantidad de trabajo que yo consiguen acabar a su hora?, ¿Cómo consiguen no llevarse trabajo para casa y así poder conciliar su vida personal y laboral? “
El secreto no es otro que tomar conciencia de tu actual modo de gestionar las tareas; ser capaz de analizar qué te está impidiendo conseguir tus objetivos y poner en marcha un plan de acción que te ayude a aumentar la probabilidad de conseguir una buena gestión de tu tiempo.
Planificación para la gestión del tiempo
Es necesario comenzar por PLANIFICAR y ORGANIZAR las tareas para ser competentes, y como toda competencia, la Gestión del Tiempo, requiere esfuerzo, práctica y meses para que la interiorices y pase a formar parte de tu repertorio conductual.
La PLANIFICACIÓN te ayudará a evitar urgencias y crisis; abarcar solo las tareas posibles; trabajar sobre lo significativo; descartar la indecisión y los aplazamientos; rechazar el estrés y la agitación; así como mantener el control de las acciones y del entorno inmediato. La ORGANIZACIÓN te permitirá distribuir adecuadamente los medios materiales y personales con los que cuentas, y asignar funciones determinadas. Ambas son Habilidades que van de la mano y que son imprescindibles para una óptima gestión del tiempo.
Para apoyarte y ayudarte en la organización de las tareas puedes seguir la MATRIZ de PRIORIDADES de S. Covey (www.stephencovey.com); realizándote siempre la misma pregunta antes de comenzar una tarea: “¿Cuánto de importante y/o de urgente es esta tarea?” De esta forma, podrás saber cuánto impacta esa tarea en tus resultados y si estás invirtiendo el tiempo correctamente.
Consejos y trucos para la gestión del tiempo
Es aconsejable, que intentes clasificar las tareas que realizas la próxima semana en esta matriz. De esta manera, podrás tomar conciencia de en qué cuadrante pasas la mayor parte del tiempo.
Además de la Matriz de Prioridades, otros aspectos que debes tener en cuenta para una buena gestión de tu tiempo son:
- Tu curva del rendimiento diario (tu biorritmo)
- Tus ladrones del tiempo: e-mails, redes sociales, etc.
- La NO utilización de agenda
- La falta de descanso / sueño
- El exceso de reuniones improductivas
- La falta de asertividad
- Etc.
Una técnica útil que te recomiendo para organizar y gestionar eficientemente tus tareas es la metodología GTD de David Allen .
Para implementar la GTD se requiere un compromiso serio, un compromiso por querer mejorar tu vida.
Si conseguimos GESTIONAR NUESTRO TIEMPO seremos mucho más felices; ya que seremos dueños de nuestro día y podremos realizar actividades tanto en nuestra vida personal como profesional.
No es un camino sencillo, pero merece la pena recorrerlo.
Grupo Dictea.
